Dokumentenverwaltung:
ComSell stellt neu ein vollständiges CIS (Customer Information System) zur Verfügung!
Ein immer wiederkehrendes Problem (vor allem wenn mehrere Mitarbeiter die selben Aufträge oder Kunden bearbeiten) ist das Bestimmen eines Speicherortes für kundenbezogene Dokumente - und wo diese anschliessend zu suchen sind. Viel Zeit wird verschwendet mit der Suche nach dem richtigen Ordner. Idealerweise hat jeder Kunde einen eigenen Ordner im Dateisystem - aber wo nun genau?
ComSell übernimmt nun die Organisation Ihrer kundenbezogenen Dokumente, Sie müssen lediglich den Stamm-Ordner bestimmen, es wird automatisch für jeden Kunden einen eigenen Ordner erstellt, welcher aus ComSell mit einem einzigen Mausklick geöffnet werden kann. Da die Kunden-Ordner mit Name/Ortschaft des Kunden benannt werden, ist ein Auffinden der Kunden-Dokumente auch über den Windows-Explorer problemlos möglich. Änderung an Name/Ortschaft des Kunden werden im Dateisystem nachvollzogen, der betroffene Kunden-Ordner wird automatisch umbenannt.
PDF-Offerten, Auftragsbestätigungen, Kaufverträge, Lieferscheine und Rechnungen sowie Korrespondenz werden im Kunden-Ordners gespeichert.
Dokumente direkt in das Kunden-Archiv scannen:
Mit der Schaltfläche 'Dokument scannen' können Sie Dokumente direkt vom Scanner als PDF-Datei im Kunden-Ordner speichern.
Das Einlesen mehrseitiger Dokumente über die automatische Dokumentenzufuhr (ADF) wird unterstützt, es werden alle Seiten in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst.
Die Schaltflächen 'Kundenordner öffnen' und 'Dokument scannen' finden sich auch in den Formularen 'Offerten' und 'Aufträge'. Diese Schaltflächen öffnen den entsprechenden Unterordner für die Offerte / den Auftrag (je nach Einstellungen) resp. dieser Ordner wird als Ziel vorgeschlagen für das eingescannte Dokument.