Im Formular Auszahlungen werden Auszahlungen für Gutschriften angezeigt, sowie Auszahlungen an Lieferanten die mit Modul 5 Einkauf und Auszahlungen an Mitarbeiter die mit Modul 8 Lohnbuchhaltung erstellt wurden.
Weitere Auszahlungen können, unabhängig von Auftrag, Einkauf oder Lohn, manuell erfasst, terminiert und ausgeführt werden.
Terminierte Auszahlungen werden bei Fälligkeit beim starten von ComSell gemahnt - diese Warnung kann pro Mitarbeiter ein- oder ausgeschaltet werden in den Konstanten.
Im oberen Teil des Formulars Auszahlungen kann die Anzeige der Auszahlungen mit Von und bis, aus Konto, Pendent/Bezahlt und Art: eingeschränkt werden..
Mit Mausklick auf die Schaltfläche Vergütungsauftrag wird ein Vergütungsauftrag erstellt oder angezeigt. Dieser entspricht einem Standard-Zahlungsborderaux und kann ausgedruckt und für die Bank/Post benutzt werden. Mit Modul 9 Zahlungsverkehr kann eine DTA-Datei erstellt werden, welche elektronisch an Ihr Finanzinstitut gesendet wird um die Vergütungen papierlos auszuführen.
Im Detailbereich vom Formular Auszahlungen werden folgende Felder angezeigt und bearbeitet:
Die Auszahlungs-Nr. ist ein Zähler-Feld und kann nicht verändert werden.
Im Feld Vergütungsauftrag wird beim Erstellen das Datum des Vergütungsauftrages eingesetzt.
Die Felder Auftrag-Nr und Rech-Nr werden beim Erfassen einer Auszahlung für eine Gutschrift gesetzt. Das Feld Eingang-Nr wird beim Erfassen einer Auszahlung für eine Lieferantenbestellung mit Modul 5 Einkauf, das Feld Lohn-Nr beim Erfassen einer Auszahlung an einen Mitarbeiter mit Modul 8 Lohnbuchhaltung gesetzt. Ein Doppelklick auf diese Felder zeigt entsprechend den Auftrag, die Rechnung, den Eingang oder die Lohnabrechnung zu dieser Auszahlung.
Die Felder Empfänger, Belastungskonto, Termin, Valuta, ZA-Grund1 und Betrag werden beim erstellen von Gutschrift-, Lohn- und Lieferanten-Zahlungen automatisch gesetzt, bei manuellen Einzahlungen müssen Sie selbst diese Werte eingeben.
Auszahlung manuell erfassen
Um eine neue Auszahlung zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche .
Geben Sie im Feld Empfänger den Namen des Zahlungsempfänger ein.
In Belastungskonto wählen Sie, ab welchem Konto der Vergütungsauftrag erstellt werden soll.
Im Feld Termin geben Sie das Fälligkeitsdatum ein. Das Feld Valuta wird beim erstellen eines Vergütungsauftrags resp. beim erstellen einer DTA-Datei automatisch gesetzt.
Im Feld ZA-Grund1 kann der erste Teil des Zahlungsgrundes eingegeben werden.
Im Feld Betrag geben Sie den Betrag der Auszahlung ein
Durch verschieben der horizontalen Bildlaufleiste nach rechts werden folgende Felder sichtbar:
Im Feld Soll-Konto wählen Sie das Gegenkonto für die Verbuchung mit Modul 7 FiBu Schnittstellen , im Feld gebucht wird automatisch das Datum der Übernahme in die Finanzbuchhaltung eingefügt.
Im Feld Vergütungsauftrag wird beim Erstellen eines Vergütungsauftrages das Datum des Vergütungsauftrages eingesetzt.
Im Fussbereich des Formulars werden weitere Details der markierten Auszahlungen angezeigt und bearbeitet:
Im Feld ZA-Grund 2 bis ZA-Grund 4 können Sie weitere Mitteilungen an den Empfänger anbringen.
In den Feldern Bankleitzahl , Bank-Kto-Nr. und Postcheck-Kto-Nr. wird bei Lieferanten- oder Lohn-Zahlungen der entsprechende Wert aus dem Lieferanten- oder Mitarbeiter-Stamm eingesetzt, bei manuell erfassten Auszahlungen müssen Sie hier die korrekten Werte eingeben.
Mit der Drucken-Schaltfläche wird die aktuelle Auswahl von Auszahlungen ausgedruckt.
Auszahlung suchen / bearbeiten
Im oberen Teil des Formulars Auszahlungen kann die Anzeige der Auszahlungen mit Datumseingabe in den Feldern Von und bis auf Auszahlungen eines bestimmten Zeitraumes eingeschränkt werden. Falls Sie mit Mausklick auf Pendent (s. unten) nur die pendenten Auszahlungen gewählt haben, bezieht sich der Filter auf das Datum Termin, sonst auf Valuta.
Um die Anzeige der Auszahlungen auf ein Auszahlungskonto zu beschränken wählen Sie ein Konto in der Auswahlliste aus Konto
Um die Anzeige auf Auszahlungen ohne Valuta-Datum (=Pendent) einzuschränken, klicken Sie auf Pendent , um Auszahlungen mit Valuta-Datum klicken Sie auf Bezahlt . Mit einem Doppelklick auf einen dieser Schaltflächen werden wieder alle Auszahlungen angezeigt.
Mit Wahl einer Auszahlungsart (Alle, Lohn, Lieferanten, Andere) in der Auswahlliste Art: werden nur noch die Auszahlungen der entsprechenden Auszahlungsart angezeigt.
Um in den angezeigten Auszahlungen nach bestimmten Werten zu suchen, benutzen Sie die Standard-Access-Suchfunktion (Menu Bearbeiten/suchen)
Auszahlung löschen
SuchenAuszEdit Sie die zu löschende Auszahlung im Formular Auszahlungen .
Markieren Sie die Auszahlung mit dem Datensatzmarkierer.
Drücken Sie die Taste <DEL> (Lösch). Die Auszahlung wird nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
Mit Mausklick auf die Schaltfläche Lieferschein wird ein Lieferschein erstellt. Alle Artikel im Auftrag ohne Lieferschein-Nr werden im neuen Lieferschein aufgenommen und der folgende Dialog angezeigt.
Mit Mausklick auf die Seitenansicht- oder Drucken Schaltfläche wird der Lieferschein angezeigt resp. direkt auf dem Drucker ausgegeben:
Um Artikel vom Lieferschein auszuschliessen (z.B. bei Teillieferungen), löschen Sie in der entsprechenden Artikel-Zeile des Auftrags die Lieferschein-Nr., markieren Sie eine Zeile mit gelieferten Artikel aus dem Lieferschein klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Lieferschein. Im Dialog können Sie auch die Optionen ändern die beim Erstellen gewählt wurden.
Um einen Lieferschein für eine Nachlieferung zu erstellen, markieren Sie im Auftrag eine Artikel-Zeile ohne Lieferschein-Nr. und klicken Sie auf die Schaltfläche Lieferschein.
Der Auftrag-Termin wird als Kalenderwoche aufgeführt. Adressen-Zusatz-Informationen bei welchen die Option in Lieferschein anzeigen aktiviert wurde, werden ebenfalls im Lieferschein aufgeführt.
Platzhalter für die Unterschriften des Kunden und des ausführenden Mitarbeiters werden angezeigt falls die entsprechende Option gewählt wurde im Lieferschein-Dialog.
Rechnungen bestehen aus Artikel und/oder Stundenleistungen, die in einen Auftrag eingefügt und verrechnet wurden. Beim Verrechnen werden die Artikel und Stunden im Auftrag mit der Rechnungs-Nummer versehen, die erstellte Rechnung wird in der Rechnungsübersicht aufgelistet.
Rechnung erstellen:
Mit Mausklick auf die Schaltfläche Verrechnen im Adressen-Unterformular Aufträge wird der Dialog Rechnung erstellen eingeblendet, und die Totalbeträge der noch nicht verrechneten Artikel und Stunden (Artikel- und Stundendetails ohne Rechnungs-Nummer) angezeigt.
(Klicken Sie auf die Grafik um zur entsprechende Stelle auf dieser Seite zu gelangen)
Sämtliche Konditionen wie Rabatte, Abzüge, Rechnungsart, Zahlungskonto und Zahlungsfrist werden als Vorgabe aus den Kunden-Konditionen übernommen(sofern festgelegt), können aber selbstverständlich für jede Rechnung geändert werden.
Im Feld Verrechnen an wird die Verrechnungsadresse angezeigt. Um die Verrechnungsadresse zu ändern, klicken Sie auf die -Schaltfläche neben Verrechnen an, wählen Sie die gewünschte Adresse aus der angezeigten Liste und klicken Sie auf Übernehmen.
In Ansprechperson kann eine Person aus den Adressen-Kontaktpersonen gewählt werden. Diese Person wird im Adressenteil der Rechnung aufgeführt.
Pro Rechnungsgruppe können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Mit der -Schaltfläche neben der Rechnungsgruppe kann der Gruppen-Zusatztext erfasst oder geändert werden.
Im Kontrollkästchen Artikel-Zusatztexte bestimmen Sie, ob der Artikel-Zusatztext in der Rechnung angezeigt werden soll.
Im Kontrollkästchen Detail-Preise bestimmen Sie ob Detail-Preisberechnungen angezeigt werden sollen: Falls Sie die Option deaktivieren, werden in der Rechnung keine Stückpreise und Beträge sondern lediglich der Gruppentotal angezeigt.
Bei deaktivierter Option Mengen werden Anzahl und Detailpreis ausgeblendet und lediglich Beträge pro Position angezeigt.
Pro Rechnungsgruppe kann ein Rabatt festgelegt werden.
Der Gruppentotal wird berechnet aus der Summe der Artikel-Beträge der Gruppe. Überschreiben Sie diesen Betrag um für die Gruppe eine Pauschale zu berechnen (doppelklicken um den Betrag inkl. MWSt einzugeben): Die Option Pauschal wird aktiviert, Detail-Preise und Mengen werden deaktiviert und in der Rechnung lediglich der Gruppentotal angezeigt. Der Rechnungs-Gruppen Bezeichnung wird der Text Pauschal angefügt. Deaktivieren Sie die Option Pauschal wieder, um eine Neuberechnung des Gruppentotals auszulösen.
Im unteren Teil des Dialogs können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Pro Rechnung / Offerte kann eine beliebige Anzahl Abzüge vom Gesamtbetrag (nach Abzug von Gruppenrabatten) in Prozent oder Rechnungswährung erfasst werden: Bei Abzügen ohne Prozentangabe muss der MWSt-Ansatz eingegeben werden.
Im Feld Rechnungs-Datum kann das Rechnungsdatum geändert werden.
Die Gruppen-Zwischentotale können durch deaktivieren des Kontrollkästchens Zwischentotale beim Drucken von Auftragsbestätigung, Kaufvertrag, Offerte und beim Erstellen einer Rechnung ausgeblendet werden, solange kein Rabatt auf Gruppenebene gewährt wird.
Ändern Sie das Datum in zu verrechnen aus Stundenerfassung bis um die Verrechnung von Stunden auf einen Leistungszeitraum einzuschränken. Nur Stundenaufwände bis zu diesem Datum werden in die Rechnung aufgenommen.
Durch deaktivieren von Stundendetails zeigen wird nur der Gesamttotal geleisteter Stunden pro Ansatzstufe in der Rechnung angezeigt, die Details werden ausgeblendet.
Wenn unverrechenbare Stunden anzeigen aktiviert ist, werden Stundenleistungen ohne Verrechnen-Vermerk trotzdem in der Rechnung angezeigt - mit einem Hinweis auf die Anzahl nicht verrechneter Stunden - der Kunde soll Kulanz bemerken.
Mit der Option Logo anzeigen blenden Sie das Firmen-Logo - sofern vorhanden - aus (z.B. um auf vorgedrucktem Briefpapier zu drucken) oder ein (z.B. um ein mailbares PDF-Dokument mit Briefkopf zu erstellen)
In der Auswahlliste Art wählen Sie die Rechnungs-Art. Es stehen drei Varianten zur Verfügung für die Darstellung der Rechnung:
- Inklusive: listet Detailpreise inklusive Mehrwertsteuer
- Exklusive: listet Detailpreise exklusive Mehrwertsteuer
- NPK: Darstellung nach Normpositionen-Katalog gemäss der Schweizerischen Zentralstelle für Baurationalisierung CRB (diese Option ist nur ersichtlich bei entsprechender Einstellung in den ComSell-Benutzerinfos)
Beachten Sie, das die Änderung von Exklusive auf Inklusive Mehrwertsteuer oder umgekehrt zu kleinen Rundungsdifferenzen im Rechnungs-Totalbetrag führen kann.
Durch Aktivieren der Option Pro-Forma Rechnung wird die erstellte Rechnung nicht im Debitorenbestand aufgeführt und beim Ausdrucken entsprechend mit Pro-Forma gekennzeichnet. Pro-Forma Rechnungen werden in der Rechnungsübersicht in einer eigenen Kategorie angezeigt. Der Pro-Forma Zustand kann nachträglich geändert werden.
Aktivieren Sie die Option Akonto-Gesuch um ein neues Akonto-Zahlungsgesuch zu erstellen. Nach Mausklick auf Rechnung Erstellen werden Sie nach dem Brutto-Betrag inkl. MWSt gefragt, die Akonto-Rechnung wird erstellt und angezeigt. Beim erneuten Verrechnen des Auftrags werden bestehende Akonto-Rechnungen im Dialog angezeigt und beim Erstellen der Schlussrechnung in Abzug gebracht.
Mit Modul 9 Zahlungsverkehr kann ein kodierter Einzahlungsschein zur Rechnung gedruckt werden. Unter Einzahlungsschein kann zwischen ESR (mit Betrag) oder ESR+ (ohne Betrag) gewählt werden.
Wenn vornummerierte Einzahlungsscheine von einer Bank bezogen werden, muss unter Nr die jeweilige Einzahlungsschein-Nr eingetragen werden um die ESR-Zahlung der Rechnung zuzuteilen.
Tipp: lassen Sie die Einzahlungsscheine von ComSell bedrucken: die Referenz-Nummern der ComSell-Einzahlungsscheine sind bereits mit der Rechnungs-Nummer codiert.
Position des Einzahlungsscheins auf der Rechnung: Zur Zeit ist nur separates Blatt möglich, d.h. die Rechnung wird nicht auf dem Einzahlungsschein gedruckt, sondern auf einem separaten Blatt. Auf dem oberen, neutralen Teil des EZ kann ein beliebiges Bild (z.B. Firmenlogo mit Öffnungszeiten / Werbung) gedruckt werden.
Mit aktivierter Option Zahlungen anzeigen werden erfasste Ein- und Auszahlungen in der Rechnung angezeigt, mit einem Schlusstotal Restbetrag zu unseren/Ihren Gunsten
In der Auswahlliste Zahlungsfrist kann die Zahlungsfrist gewählt werden - Vorgabe ist die allenfalls gewählte Zahlungsfrist in den Konditionen.
In der Auswahlliste Konto wählen Sie das gewünschte Zahlungsverkehr-Konto. Der dazugehörende Text wird in der Rechnung angezeigt (z.B. Bar erhalten von.. oder Bankverbindung)
Bemerkungen zur Rechnung werden am Schluss der Rechnung angezeigt.
Wenn Sie den Dialog verlassen ohne die Rechnung zu erstellen, werden trotzdem alle Ihre Eingaben gespeichert, und stehen beim nächsten Aufruf des Dialogs wieder zur Verfügung. So können die Konditionen zu einem beliebigen Zeitpunkt festgelegt oder geändert werden.
Mit Mausklick auf Rechnung Erstellen wird die Rechnung erstellt und in der Seitenansicht angezeigt, im Hintergrund wird die Rechnungsübersicht geöffnet bei der neuen Rechnung. Drucken Sie die Rechnung mit rechter Maustaste und Drucken oder schliessen Sie die Seitenansicht und drucken Sie die Rechnung mit allen Kopien gemäss Verteiler mit Mausklick auf die Drucken-Schaltfläche in der Rechnungsübersicht.
Mit Mausklick auf Vorschau wird eine Vorschau der Rechnung angezeigt, ohne die Rechnung zu erstellen.
Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Elemente des Auftrags in der Rechnung.
In der Rechnungsübersicht haben Sie die Möglichkeit die Konditionen bei bereits erstellten Rechnungen zu ändern. Durch das Erfassen von Zahlungen behalten Sie die Übersicht über Ihren Debitorenbestand.
Um Artikel zu verwenden müssen diese zuerst im Artikelstamm erfasst werden
Neue Artikel können in der ComSell-Auftragsbearbeitung auch während dem Erfassen eines Auftrages oder einer Offerte hinzugefügt werden.
Mit der Listenansicht-Schaltfläche erhalten Sie eine Übersicht aller Artikel in einer Preisliste.
Bestell-Nr: Mit diesem Kürzel wird der Artikel beim Erstellen von Offerten und Aufträgen schnell gefunden. Die Bestell-Nr. kann wahlweise in Rechnungen, Offerten, Lieferschein usw. angezeigt werden (Systemtabellen / ComSell-Benutzerinfos)
Art: Die Artikelart wird aus der Auswahlliste gewählt. Mit Doppelklick werden die Artikelarten zum ergänzen / ändern geöffnet. Die Artikelart dient dazu in der Artikelliste die Auswahl einzuschränken. Sie wird in Offerten, Rechnungen usw. nicht angezeigt.
Aktiv: Wenn Sie diese Option deaktivieren wird der Artikel nicht in der Artikelliste angezeigt.
Lagerwirksam: Nur Lagerwirksame Artikel werden in der Lagerübersicht angezeigt (Modul 5 - Einkauf). Diese Artikel werden bei Lieferung vom Lager ausgebucht.
mit Serien-Nr.: Beim Einfügen des Artikels in einen Auftrag wird zwingend eine Serien-Nr. verlangt. Artikel mit Serien-Nr. können nur einzeln im Auftrag eingefügt werden (Anzahl=1).
Lagerbestand: Zusammenfassung der Lagerübersicht für diesen Artikel (nur Modul 5- Einkauf)
Artikelbezeichnung:
Beachten Sie, dass Änderungen an der Artikelbezeichnung für alle Preislisten gelten und auch in allen bisherigen Offerten und Aufträge usw. angezeigt werden.
Produkt: Die Auswahlliste enthält eine Auflistung aller bereits erfassten Produkte.
Marke: Die Auswahlliste enthält eine Auflistung aller bereits erfassten Marken.
Typ: Die Auswahlliste enthält eine Auflistung aller bereits erfassten Typ-Bezeichnungen.
Zusatztext: Ausführlicher Text zum Artikel, kann in Rechnungen, Offerten usw. wahlweise pro Rechnungsgruppe ausgeblendet werden
Produkt, Marke, Typ und Zusatztext bilden die Artikelbezeichnung in Offerte, Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Kaufvertrag, Ausmasslisten usw.
Tipp: Erfassen Sie als Artikelbezeichnung nur unspezifische Texte, damit Sie den Artikel immer wieder verwenden können. Zusätzliche Texte, die sich nur auf den aktuellen Auftrag beziehen, erfassen Sie direkt im Auftrag unter Frei-Text. Gruppieren Sie ähnliche Artikel unter demselben Produkt oder derselben Marke, damit diese leichter auffindbar sind.
Mengeneinheit: 4 Zeichen, die Eingabe ist nicht auf die Angaben in der Auswahlliste beschränkt. Beim Einfügen des Artikels in einen Auftrag wird die Mengeneinheit übernommen, kann aber im Auftrag geändert werden.
Preis per: Preiseinheit. Der Verkaufs- / oder Einkaufspreis wird durch diese Anzahl geteilt, in Rechnung und Offerte wird dem Artikeltext "per" & Preiseinheit angefügt.
Packungseinheit: Anzahl Artikel pro Packung. Statistischer Wert für Abfragen und Auswertungen. (Bericht Artikel nach Rechnungs-Datum mit Verpackungseinheit enthält eine Vorlage welche vom Benutzer angepasst werden kann und darf)
Packungbezeichnung: Bezeichnung der Packungseinheit
Kommentar: Interner Kommentar, wird auf Rechnungen, Offerten usw. nicht angezeigt.
Preise: Im Unterformular Preise können mehrere Preise für den Artikel erfasst werden (ein Preis pro erfasste Preisliste möglich). Der Artikel wird in der Artikelliste nur in Preislisten angezeigt, für die einen Preis erfasst wurde.
Über die Konstante PLAddAut bestimmen Sie, ob beim Erfassen des Artikels alle vorhandene Preislisten automatisch angefügt werden: Bei N (Nein) bestimmen Sie durch manuelle Auswahl in welchen Preislisten der Artikel aufgeführt werden soll.
In der Artikel-Liste sehen Sie eine Übersicht aller Artikel einer Preisliste
Die Artikelliste wird bei Mausklick auf Artikel anfügen in Offerte oder Auftrag geöffnet.
Wählen Sie in der Auswahlliste Preisliste bei Bedarf eine andere Preisliste - Vorgabe ist die Preisliste die für die Offerte / den Auftrag festgelegt wurde, aber Artikel können aus jeder Preisliste übernommen werden.
Achtung! Mischen Sie keine Währungen. Offeriert / verrechnet wird in der Offerten-/Auftragswährung, Preise werden bei der Übernahme aus Preislisten anderer Währungen nicht umgerechnet.
Mit Doppelklick auf die Produkt-Bezeichnung oder anklicken der Schaltfläche Artikel in Offerte/Auftrag einfügen wird der markierte Artikel in die Offerte / den Auftrag übernommen.
Mausklick auf die Lupe öffnet das Artikel Stammblatt des markierten Artikels.
Bei geöffneter Editiersperre lassen sich alle Angaben in dieser Ansicht editieren. Beachten Sie, dass Änderungen an der Artikelbezeichnung (Produkt, Marke, Typ und Zusatztext) in allen Preislisten und allen bisherigen Offerten und Aufträge usw. übernommen werden.
Änderungen am Preis haben auf bestehende Dokumente keinen Einfluss, um diese zu übernehmen muss der Artikel neu in Offerte / Auftrag eingefügt werden.
Der Verkaufspreis wird im Feld VP exkl. (Exklusive Mehrwertsteuer) eingegeben. Falls Sie den Preis Inklusive eingeben möchten, doppelklicken Sie auf VP exkl.: Sie werden aufgefordert den VP Inklusive MWSt einzugeben, der VP exkl. wird daraufhin berechnet.