Um einen neuen Auftrag zu erfassen klicken Sie im Kunden-Unterformular Aufträge auf die Schaltfläche .
Bei einer Liefersperre werden Sie beim Erstellen des Auftrags (wie auch beim Erstellen eines Lieferscheins) gewarnt. Falls für den Kunden ein offener Kontoauszug oder Mahnung vorhanden ist, werden Sie hier in einer Meldung darauf Aufmerksam gemacht.
Für den Kunden wird ein neuer Auftrag erstellt und angezeigt. Auftrags-Nummer und -Datum werden automatisch eingefügt.
Im Feld ‘Zuständig:’ wird der für diesen Auftrag zuständigen Mitarbeiter bestimmt. Vorgabe ist der aktuell im System angemeldete Mitarbeiter.
Wählen Sie eine Auftrags-Art aus der Auswahlliste und geben Sie eine Bezeichnung für den Auftrag unter Objekt ein (fakultativ).
Die Auftrags-Art bestimmt, zusammen mit der Ansatzstufe des Mitarbeiters, den Stundenansatz für Stundenleistungen.
Unter Termin kann der Auftrag terminiert werden. Fällige Aufträge werden beim Starten von ComSell gemeldet gemäss Einstellung in den Konstanten.
Um einen Auftrag zu verrechnen, müssen Artikel oder verrechenbare Leistungen erfasst werden:
Fügen Sie nun Artikel zum Auftrag hinzu aus der Artikelliste oder durch Eingabe der Bestell-Nr, ergänzen Sie wo nötig Mengen und Preise und/oder erfassen Sie die Stundenaufwände Ihrer Mitarbeiter für den Auftrag. Die Artikel-Anzahl kann auch anhand einer Ausmassliste berechnet werden.
Artikel, Stundenleistungen, Konditionen, Gruppentexte und Ausmasslisten können Problemlos aus bestehenden Offerten-/Aufträge kopiert werden.
Für Aufträge mit Artikeln können einen oder mehrere Lieferscheine erstellt werden.
Der Auftrag kann nun verrechnet werden, verschiedene Elemente des Auftrags werden in der Rechnung angezeigt. Mehrere Rechnungen pro Auftrag sind möglich - fügen Sie einem verrechneten Auftrag neue Artikel oder Stundenaufwände hinzu werden diese automatisch in eine neue Rechnung aufgenommen.
Öffnen Sie die Auftragsübersicht mit Mausklick auf Aufträge im Hauptmenu oder auf die Schaltfläche Auftragsübersicht im Adressen-Unterformular Aufträge
In der Auftragsübersicht wird im Feld nicht verrechnet der noch zu verrechnende Betrag angezeigt.
In der Auftragsübersicht können Sie Aufträge suchen, indem Sie die Auswahl der Aufträge mit den Filter-Auswahllisten einschränken oder nach einem bestimmten Text in der Auftragsbezeichnung suchen oder Filtern.
Um einen Auftrag zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Auftrags-Nummer. Das Adressen-Unterformular Aufträge wird beim entsprechenden Auftrag geöffnet.
Mit der Auswahl nicht verrechnet / Verrechnet /Pendent / Erledigt / und Alle im unteren Teil des Formulars kann die Auswahl der Aufträge ebenfalls eingeschränkt werden.
Mit Mausklick auf die Verrechnen - Schaltfläche können Sie direkt aus der Auftragsübersicht einen Auftrag verrechnen .
Rechnungs-/Offertengruppe (Gruppe)
Die Rechnungs-/Offertengruppe wird benutzt, um Artikel in Rechnung oder Offerte zu sortieren und gruppieren. Sortiert wird nach Gruppen-Nummer. Pro Gruppe und Rechnung/Offerte kann ein Rabattsatz und ein Zusatztext erfasst werden. Pro Gruppe wird in Rechnungen, Offerten usw. ein Zwischentotal erstellt, alle Gruppentotale werden in der Zusammenfassung aufgeführt.
Falls eine Rechnungsgruppe mit derselben Nummer und Bezeichnung wie die Artikelgruppe des einzufügenden Artikels vorhanden ist, wird automatisch diese Rechnungsgruppe eingesetzt. Wenn keine der Artikelgruppe entsprechende Rechnungsgruppe gefunden wurde, wird die zuletzt benutzte Rechnungsgruppe eingesetzt.
Falls Sie im Formular Offerte-/Rechnungsgruppen - Zusatztext keinen Text als Gruppentitel erfassen, wird in Rechnungen, Offerten usw. die Gruppen-Bezeichnung als Gruppentitel benutzt.
Die Rechnungsgruppe bestimmt auch den anzuwendenden Mehrwersteuer-Ansatz. Falls Sie versuchen, ein Artikel aus einer Artikel-Gruppe mit einem anderen Mehrwertsteuer-Ansatz als der der Rechnungsgruppe, erfolgt eine Warnung.
Für die Verrechnung wird der Mehrwertsteuer-Ansatz der Rechnungsgruppe benutzt !
Um Rechnungsgruppen anzufügen oder zu ändern
- wählen Sie im Formular Systemtabellen bearbeiten Rechnungs-Gruppen,
oder
- Klicken Sie auf Gruppen ändern im Formular Offerte-/Rechnungsgruppen - Zusatztext .
Um die Reihenfolge der Gruppen in Rechnung, Offerten usw. zu ändern, können die Gruppen-Nummern manuell angepasst werden: Es dürfen jedoch nie zwei gleiche Gruppen-Nummern in der Tabelle vorhanden sein.
Beachten Sie, dass die Gruppen-Nr, und -Bezeichnung dynamisch sind, d.h. dass sich Ihre Änderungen auf alle bereits erstellte Rechnungen, Offerten usw. auswirken - die MWSt-Ansätze werden hingegen beim Erstellen der Rechnung / Offerte gespeichert und sind von Änderungen nicht betroffen.
Offerte-/Rechnungsgruppen - Zusatztext
Mit Mausklicke auf die Schaltfläche im Dialog Offerte drucken , Kaufvertrag drucken oder Rechnung erstellen oder doppelklick auf eine der Gruppe-Auswahllisten im Adressen-Unterformular Offerten oder Aufträge (Artikel) öffnen Sie einen Dialog, in welchem Sie für Rechnungen, Offerten usw. einen zusätzlichen, individuellen Text zur Rechnungsgruppe erfassen können:
Falls Sie die Option vor Gruppentitel oder nach Gruppentitel wählen erscheint der Text im Detailbereich der Rechnungen, Offerten usw. an der entsprechenden Position.
Falls Sie ALS Gruppentitel wählen, wird der Text anstelle der Gruppenbezeichnung als Gruppentitel im Detailbereich und in der Zusammenfassung von Rechnungen, Offerten usw. eingesetzt.
Dieser Text wird pro Offerte/Auftrag und Rechnungsgruppe separat gespeichert.
Mit Mausklick auf Gruppen ändern öffnen Sie die Liste der Offerten-/Rechnungsgruppen um bestehende Gruppen zu ändern oder neue hinzuzufügen.