Um eine Adresse manuell zu erfassen oder zu ändern muss die Editiersperre geöffnet sein:

Bei geöffneter Editiersperre werden auch die Schaltflächen Neu und Löschen angezeigt

Um eine neue Adresse manuell zu erfassen, klicken Sie auf Neu . Sie erhalten einen leeren Adressen-Eintrag zum ergänzen (Adressen können ab TwixTel oder Vcard-Datei importiert werden ohne die Editiersperre zu öffnen).

Geben Sie den Namen des Kunden im Feld Kunde ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der <ENTER>-Taste.

Tipp: Geben Sie den Vornamen oder einleitende Worte am Schluss, getrennt durch ein Semikolon, ein
(z.B. "Meier ; Peter" oder "Mehrwertsteuer ; Bundesamt für").
Der Kundenname wird in Offerten, Rechnungen usw. korrekt als Peter Meier resp. Bundesamt für Mehrwertsteuer ausgegeben, in der Auswahlliste der Kunden finden Sie die Adresse bereits bei Eingabe von meier.. resp. Mehrw…

Bestimmen Sie eine oder mehrere Gruppierungen für die Adresse.

Vervollständigen Sie nun die Adresse.

Falls Sie als Anrede Herr oder Frau gewählt haben, wird durch aktivieren von Persönliche Ansprache beim erstellen von Word- und Excel-Dokumenten die Briefanrede Lieber [Vorname] statt Sehr geehrte [Nachname] eingefügt. Die Briefanrede kann manuell angepasst werden.

Tipp: Benutzen Sie bei einer Firma die Kontaktpersonen-Seite, anstatt den Firmeninhaber im Kunde- oder Adress-Zusatz zu erfassen.

Beim Eintragen einer Postleitzahl oder Ortschaft aus der Schweiz wird automatisch die entsprechende Ortschaft resp. Postleitzahl und der dazugehörige Kanton eingefügt.

Das Feld ‘Kommentar’ kann ein beliebiger Text bis zu 32000 Zeichen länge aufnehmen. Beachten Sie, dass dieses Feld nicht sortierbar ist.

Im Feld ‘Zuständig:’ kann aus der Liste der erfassten Mitarbeiter den für diesen Kunden zuständige Mitarbeiter gewählt werden.

Die Reihenfolge der Felder im Adressen-Kopf von Offerten, Rechnungen, Briefen usw. wird wie folgt eingehalten:

Anrede / Titel
Kunde
Kunde-Zusatz
Kontaktperson   (Falls vorgesehen)
Adresse
Adress-Zusatz
Land / PLZ / Ort

Unter Preisliste kann die Preisliste gewählt werden welche für diesen Kunden beim Erfassen neuer Aufträge vorgeschlagen wird.

Im Feld Zahlungsfrist kann die Zahlungsfrist gewählt werden, welche für Rechnungen des Kunden vorgeschlagen wird. Mit der Schaltfläche können weitere Standard-Konditionen für diesen Kunden festgelegt werden.

Unter Bank, Kto-Nr und PC-Konto können die Bank-/Postcheckkonto-Angaben für Auszahlungen an diese Adresse gespeichert werden.

Wenn die Option keine Lieferungen aktiviert ist, wird beim Erfassen eines neuen Auftrags für diesen Kunden eine Warnung angezeigt.

Wenn die Option keine Mahnungen aktiviert ist, wird dieser Kunde nicht in der Mahnliste aufgeführt.

Das Feld Kommentar kann bis zu 64000 Zeichen aufnehmen. Der Kommentar ist rein informativ und wird in keinem Dokument angezeigt.

Adressen aus Outlook oder Internet-Telefonbuch im VCard-Format importieren

Die meisten Internet-Telefonverzeichnisse (wie z.B. tel.search.ch oder tel.local.ch) sowie MS-Outlook bieten die Möglichkeit, die gewünschte Adresse im VCard-Format zu speichern. Sie können diese Adressen problemlos in ComSell importieren.

VCard herunterladen und speichern:

Wenn Sie die gewünschte Adresse gefunden haben, wählen Sie die Option ‚Als vCard herunterladen‘:

Die VCard-Datei wird heruntergeladen. Wählen Sie die Option ‚Datei speichern‘:

Von den meisten Browsern wird das ‚Downloads‘-Verzeichnis des aktuell angemeldeten Benutzers als Speicherort vorgeschlagen:

ACHTUNG: Beim Speichern von Adressen von einigen Telefonsuchanbietern ausserhalb der Schweiz wird die VCard-Datei mit der Dateiendung ‚.aspx‘ gespeichert. Solche VCards werden von ComSell nicht erkannt, Sie müssen diese bereits mit der Dateiendung ‚.vcf‘ abspeichern oder die ‚aspx‘-Datei nach dem Herunterladen umbenennen ( z.B. von ‚alfred-muster.aspx‘ auf ‚alfred-muster.vcf‘ )

VCard importieren:

Klicken Sie im Formular ‚Adressen‘, ‚Lieferanten‘ oder ‚Personenkartei‘ auf die - Schaltfläche:

Beim ersten Benutzen der Funktion werden Sie aufgefordert, das Verzeichnis anzugeben, aus welchem die VCard-Dateien importiert werden sollen:

Wählen Sie hier denselben Ordner, den Sie im ersten Schritt ‚VCard herunterladen und speichern‘ angegeben haben.

Es wird eine Auswahl aller Dateien im Ordner mit der Dateiendung ‚.vcf‘ angezeigt:

Wählen Sie die VCard-Datei welche die gewünschte Adresse enthält und klicken Sie auf ‚OK‘ um diese in ComSell zu übernehmen.

Wenn Sie auf ‚Abbrechen‘ klicken, werden Sie gefragt, ob Sie das Verzeichnis der VCard-Dateien wechseln möchten.

Beim importieren der Adresse wird auf Doppel (Adressen mit gleichem Namen und Ortschaft) geprüft, Sie haben die Möglichkeit, gefundene Doppel mit den aktuellen Informationen zu korrigieren/ergänzen.

Aus dem TwixTel™ Telefonbuch können Sie eine oder mehrere Adressen gleichzeitig in die ComSell-Auftragsbearbeitung übernehmen:

- Beim ersten anklicken der Telefon-CD Schaltfläche wird TwixTel gestartet.

- Suchen Sie in TwixTel die gewünschte Adresse(n)

- Markieren Sie die gewünschte Adresse(n).

- Kopieren Sie die Adresse aus TwixTel in die Zwischenablage (Ctrl+C). Beachten Sie: Falls Sie mehrere Adressen gleichzeitig kopieren, werden keine Robinson-Einträge (Telefonnummern mit *) übernommen!

- Klicken Sie erneut auf die TwixTel-Schaltfläche im Kunden-Formular

- Bestätigen Sie die Frage, ob Sie die Adresse(n) neu erfassen wollen mit ja.

Beim Erfassen von Adressen ab TwixTel erfolgt eine Doppelprüfung: Sind bereits Adressen erfasst mit gleichem Kunde-Eintrag und gleicher Ortschaft wird gefragt, ob lediglich die vorhandene Adresse korrigiert werden soll. Wählen Sie ja um die Adresse auf den neusten Stand zu bringen, nein um die Adresse neu zu erfassen, Abbrechen um den Kopiervorgang abzubrechen.

Einstellungen in TwixTel:

Bei der ersten Adressenübernahme ab TwixTel-CD wird in TwixTel automatisch folgendes Exportformat erstellt:

RUBRIK
ANREDE
NAME
VORNAME
FRAUENNAME
BERUF
STRASSE
HAUSNR
POSTFACH
TELEPHONTYP 1
TELEPHON 1
TELEPHONTYP 2
TELEPHON 2
TELEPHONTYP 3
TELEPHON 3
PLZ
ORT
EMAIL
HOMEPAGE

Falls das Exportformat nicht automatisch erstellt werden kann, müssen Sie dieses wie folgt manuell erfassen:

Starten Sie TwixTel

- Unter Optionen / Exportoptionen wählen Sie die Karteikarte ‘Zwischenablage’. Erstellen Sie ein neues Exportformat für die Zwischenablage mit obiger Feldreihenfolge:

- Stellen Sie die Option ‘Satztrenner’ auf ‘Tabulator’ und Speichern Sie das neue Format, indem Sie einen Formatnamen einsetzen (z.B. Comsell).