Mit Mausklick auf Vertragsübersicht im Hauptmenu oder im Adressen-Unterformular Verträge wird die Vertragsübersicht geöffnet.
In der Vertragsübersicht werden alle erfassten Verträge angezeigt.
Bei Eingabe eines Datums im Feld 'Fällig bis:' werden nur noch Verträge angezeigt, die bis zu diesem Datum zur Verrechnung fällig sind.
Mit der Schaltfläche Vertrag verrechnen wird ein Formular geöffnet um den markierten Vertrag zu verrechnen.
Falls ein Datum im Feld 'Fällig bis' eingegeben wurde, wird die Schaltfläche fällige Verträge verrechnen aktiviert. Hiermit können alle angezeigten Verträge gleichzeitig verrechnet werden, die Rechnungen können wahlweise direkt am Drucker ausgegeben werden oder in der Rechnungsübersicht aufgelistet werden.
Ein Doppelklick auf den Kunden-Namen öffnet das Adressen-Formular beim entsprechenden Kunden.
Ein Doppelkick auf eine Vertrags-Nummer öffnet das Adressen-Formular beim entsprechenden Kunden und zeigt den gewählten Vertrag an.
Mit Mausklick auf Vertrag-Arten in Systemtabellen oder Doppelklick auf die Auswahlliste Vertrag-Art im Unterformular Verträge wird das Formular Vertrag-Arten geöffnet.
Hier werden neue Vertrags-Arten erfasst und die Vorgaben für die Verrechnung definiert:
Unter Gebühr exkl. wird die Standard-Vertragsgebühr für eine Vertragsart festgelegt. Diese Vorgabe kann in jedem Vertrag individuell angepasst werden.
Der Rechnungstext wird als Zusatztext zur Vertragsbezeichnung in Rechnungen benutzt.
Unter Erstverrechnung bestimmen Sie, ob diese Vertragsart in einem Auftrag (zusammen mit anderen Artikel/Stundenaufwände) verrechnet werden kann. Die erste Vertragslaufzeit wird dann in der Auftragsrechnung verrechnet, das Verfalldatum des Vertrages dementsprechend gesetzt.
Unter Vertragsdauer bestimmen Sie die Vertragslaufzeit, bei Endlos wird der Vertrag ohne Kündigung jeweils erneut verlängert, die Vertragsdauer bestimmt hier wie oft die Vertragsgebühr fällig wird.
Im Feld Verrechnung kann der Verrechnungsinterval festgelegt werden: So kann z.B. ein Vertrag mit 12 Monate Laufzeit halbjährlich oder quartalsweise verrechnet werden.
In Kundigungsfrist wird die Kündigungsfrist in Monaten festgehalten. Wenn in einem Vertrag ein Kündigungsdatum eingegeben wird, wird die Laufzeit/Verfalldatum automatisch auf den nächsten Kündigungstermin gesetzt.
In der Auswahlliste Verrechnungsart bestimmen Sie, ob die Detailbeträge in Vertragsrechnungen inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angezeigt werden.
Mit Mausklick auf die Schaltfläche Vertrag Verrechnen im Unterformular Verträge kann eine Rechnung für den aktuellen Vertrag erstellt werden:
Um mehrere Verträge gleichzeitig zu verrechnen, benutzen Sie die Vertragsübersicht.
Mit Mausklick auf die Schaltfläche Vertrag Drucken im Unterformular Verträge wird der Vertrag in der Seitenansicht angezeigt:
Mit Mausklick auf die Schaltfläche fällige Verträge verrechnen im Formular Vertragsübersicht können alle Verträge welche bis zum gewählten Datum fällig werden gleichzeitig verrechnet werden:
Pro Vertrag wird eine Vertragsrechnung erstellt, die Rechnungsübersicht wird mit den neu erstellten Rechnungen angezeigt. Sie haben die Wahl, beim Erstellen der Rechnungen diese direkt auf dem Drucker auszugeben inkl. der Anzahl Kopien die Sie im Verteiler angegeben haben.