Rechnungen und Offerten per Outlook-Email versenden

Mit der Schaltfläche Email erstellen btn  in Rechnungs- und Offertenübersicht kann aus der gewählten Rechnung oder Offerte automatisch ein PDF-Dokument erstellt werden, welches in den Anhang eines Mails kopiert wird.

Im daraufhin angezeigten Dialog können weitere Dateianhänge hinzugefügt werden, die Text-Vorgabe für das Email wird angepasst, um die angefügten Dateien aufzulisten.

Falls Sie die Rechnung bereits schon einem Email als PDF-Datei angefügt haben, wird gefragt ob die Rechnung erneut als PDF exportiert werden soll (die zuletzt exportierte PDF-Kopie der Rechnung wird überschrieben).
Die ursprünglich angehängten Dateien werden aufgelistet.

Email Erstellen

Beachten Sie bitte, das gemäss Schweizerischer Rechtsprechung Offerten und Rechnungen die (ausschliesslich) per Email versandt werden, keine rechtlich gültigen Dokumente sind. Dass heisst, dass eine Rechnung keinen gültigen Mehrwertsteuer-Beleg darstellt und eine Offerte theoretisch nicht rechtlich bindend ist, wenn diese ausschliesslich per Email zugestellt wird. Die Ausnahme: Das Email oder die Dokumente selbst sind digital signiert.

Falls Sie über eine digitale ID verfügen, kann im obigen Dialog die Option 'Digitale Unterschrift anfügen' aktiviert werden: Beim Senden des Mails in Outlook wird gleich der Dialog für das Einfügen der digitalen Signatur geöffnet.

Microsoft stellt Anleitungen zur Verfügung für das Anfordern einer digitalen ID sowie zum Sichern eines Emails mit Hilfe der digitalen Signatur.