Für die Berechnung der Mehrwertsteuer der Artikel in Offerten und Rechnungen sind die Ansätze in ‘Rechnungsgruppen’ massgebend.

Diese werden beim Erstellen einer Offerte / Rechnung gespeichert und auch für die Verbuchung (Modul 7 Fibu) benutzt. Wenn sich der MWSt-Ansatz der Rechnungsgruppe zum Ansatz der Artikel-Art unterscheidet, erhalten Sie beim Einfügen des Artikels eine entsprechende Warnung, Sie müssen deshalb auch in den ‘Artikel Arten’, ‘Auftrag Arten’ und Preislisten die Ansätze anpassen.

Wählen Sie im Hauptmenu die Schaltfläche ‘Systemtabellen’ mit Mausklick oder Eingabetaste.

  1. Im Menu ‘Systemtabellen’ wählen Sie ‘Artikel Arten’. Die Eingabemaske für die Artikelarten erscheint auf dem Bildschirm:
  2. Wählen Sie das Feld MWSt-Ansatz und ändern Sie den MWSt-Ansatz einer Artikel-Art auf den neuen Wert.
  3. Beachten Sie bitte, dass entweder das Prozentzeichen oder der Ansatz als Dezimalwert eingegeben werden muss.
  4. Nach bestätigen Ihrer Eingabe mit der Enter-Taste werden Sie gefragt, ob alle Artikel-Arten mit dem entsprechenden alten MWSt-Ansatz auf den neuen Ansatz geändert werden sollen.
  5. Wenn Sie mit ‘Ja’ antworten, werden alle Artikel-Arten angepasst.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die ‘Auftrag Arten’, ‘Preislisten’ und ‘Rechnungsgruppen’. Diese Tabellen lassen sich vom Menu ‘Systemtabellen’ aus öffnen.

WICHTIG: Ändern Sie die Ansätze erst wenn alle Aufträge mit den alten MWSt-Ansätzen verrechnet wurden!! Erstellen Sie für laufende, die Umstellung überschneidende Aufträge Teilabrechnungen.

Um vorübergehend die MWSt-Ansätze zurückzusetzen (z.B. um eine Rechnung zu erstellen mit den alten MWSt-Ansätzen oder die MWSt-Ansätze einer Offerte / Rechnung zu ändern) genügt es, die Ansätze in den Rechnungsgruppen umzustellen.

Um eine bestehende Offerte auf diese Ansätze umzustellen, wählen Sie anschliessend den ‘Offerte drucken’-Dialog. Es wird gefragt, ob die MWSt-Ansätze auf die neuen Werte geändert werden sollen.

Um eine bestehende Rechnung auf diese Ansätze umzustellen, wählen Sie anschliessend die Rechnung in der Rechnungsübersicht und klicken Sie auf ‚Rechnung ändern‘ / ‘Neu berechnen’.

Vergessen Sie nicht, nach solchen Aktionen die MWSt der Rechnungsgruppen wieder auf die aktuell gültigen Werte zurückzusetzen!

Falls Sie den Outlook-Kalender zur Terminplanung benutzen, können Sie für jede Offerte / jeden Auftrag einen Outlook-Termin führen.

Die Schaltfläche Outlook Kalender Button neben dem Datum 'Termin' öffnet den entsprechenden Outlook-Kalendereintrag oder erstellt einen neuen, falls nicht vorhanden.

Outlook Kalender Termin Erstellen

Outlook Kalender Termin Auftrag

 

In ComSell können Vorauszahlungen von Kunden erfasst werden, die nicht an einen bestimmten Auftrag gebunden sind und welche beim Erstellen von Rechnungen und beim Erfassen von Einzahlungen automatisch in Abzug gebracht werden können.

Mit der Schaltfläche Vorauszahlungen im Formular Adressen werden alle Vorauszahlungen des Kunden angezeigt, mit Angabe des noch offenen Betrages (Rest):

Vorauszahlungen von Kunden

Mit der Schaltfläche 'Neu' kann eine neue Vorauszahlung erfasst werden.

Beim Erstellen von Rechnungen und beim Erfassen von Einzahlungen wird geprüft, ob offene Vorauszahlungen vorhanden sind. Falls ja, wird vorgeschlagen, den Rechnungsbetrag  aus der Vorauszahlung zu begleichen. Bei mehreren Vorauszahlungen werden alle durchlaufen, bis der Rechnungsbetrag beglichen oder das Guthaben aufgebraucht ist:

Rechnung erstellen mit Vorauszahlung
 

Die Abbuchungen werden in der Rechnung gleich angezeigt:

Rechnung mit vorauszahlungen

 

Mit der Schaltfläche Abbuchungen ab dieser Vorauszahlung anzeigen in der Vorauszahlungsliste werden alle von dieser Vorauszahlung abgebuchten Einzahlungen angezeigt. Um eine Abbuchung rückgängig zu machen kann hier die entsprechende Einzahlung gelöscht werden.

EinzahlunguebersichtVZ

 

Die verschiedenen Übersichten (Auftragsübersicht, Einzahlungsübersicht, Rechnungsübersicht, Vertragsübersicht, Auszahlungen) in ComSell sind grundsätzlich auch Eingabemasken, die sich nicht unbedingt für einen Ausdruck eignen.

Falls Sie eine Übersicht mit 'Datei'/'Drucken' ausgeben, kann es sein, dass die Übersicht auf verschiedene Seiten verteilt ist und nicht alle Informationen darstellt, welche auch in der Übersicht ersichtlich sind.

ComSell bietet deshalb für jede Übersicht eine druckbare Version an:

Mit der Schaltfläche 'Übersicht drucken'  Uebersicht Drucken oben rechts in jeder Übersicht erhalten Sie eine Bildschirmvorschau der angezeigten Daten welche nun problemlos gedruckt werden kann.

Rechnungsuebersicht Druckansicht

 

Im Formular Auszahlungen werden Auszahlungen für Gutschriften angezeigt, sowie Auszahlungen an Lieferanten die mit Modul 5 Einkauf und Auszahlungen an Mitarbeiter die mit Modul 8 Lohnbuchhaltung erstellt wurden.

ComSell Auftragsbearbeitung - verwaltet Auszahlungen für Gutschriften (Modul 2), Einkäufe (Modul 5) und Löhne (Modul 8) sowie manuell erfasste Zahlungen in einer einzigen Übersicht

Weitere Auszahlungen können, unabhängig von Auftrag, Einkauf oder Lohn, manuell erfasst, terminiert und ausgeführt werden.

Auszahlungen2

Terminierte Auszahlungen werden bei Fälligkeit beim starten von ComSell gemahnt - diese Warnung kann pro Mitarbeiter ein- oder ausgeschaltet werden in den Konstanten.

Im oberen Teil des Formulars Auszahlungen kann die Anzeige der Auszahlungen mit Von und bis, aus Konto, Pendent/Bezahlt und Art: eingeschränkt werden..

Mit Mausklick auf die Schaltfläche Vergütungsauftrag wird ein Vergütungsauftrag erstellt oder angezeigt. Dieser entspricht einem Standard-Zahlungsborderaux und kann ausgedruckt und für die Bank/Post benutzt werden. Mit Modul 9 Zahlungsverkehr kann eine DTA-Datei erstellt werden, welche elektronisch an Ihr Finanzinstitut gesendet wird um die Vergütungen papierlos auszuführen.

Im Detailbereich vom Formular Auszahlungen werden folgende Felder angezeigt und bearbeitet:

Die Auszahlungs-Nr. ist ein Zähler-Feld und kann nicht verändert werden.

 

Im Feld Vergütungsauftrag wird beim Erstellen das Datum des Vergütungsauftrages eingesetzt.

Die Felder Auftrag-Nr und Rech-Nr werden beim Erfassen einer Auszahlung für eine Gutschrift gesetzt. Das Feld Eingang-Nr wird beim Erfassen einer Auszahlung für eine Lieferantenbestellung mit Modul 5 Einkauf, das Feld Lohn-Nr beim Erfassen einer Auszahlung an einen Mitarbeiter mit Modul 8 Lohnbuchhaltung gesetzt. Ein Doppelklick auf diese Felder zeigt entsprechend den Auftrag, die Rechnung, den Eingang oder die Lohnabrechnung zu dieser Auszahlung.

Die Felder Empfänger, Belastungskonto, Termin, Valuta, ZA-Grund1 und Betrag werden beim erstellen von Gutschrift-, Lohn- und Lieferanten-Zahlungen automatisch gesetzt, bei manuellen Einzahlungen müssen Sie selbst diese Werte eingeben.

Auszahlung manuell erfassen

Um eine neue Auszahlung zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Geben Sie im Feld Empfänger den Namen des Zahlungsempfänger ein.

In Belastungskonto wählen Sie, ab welchem Konto der Vergütungsauftrag erstellt werden soll.

Im Feld Termin geben Sie das Fälligkeitsdatum ein. Das Feld Valuta wird beim erstellen eines Vergütungsauftrags resp. beim erstellen einer DTA-Datei automatisch gesetzt.

Im Feld ZA-Grund1 kann der erste Teil des Zahlungsgrundes eingegeben werden.

Im Feld Betrag geben Sie den Betrag der Auszahlung ein

Durch verschieben der horizontalen Bildlaufleiste nach rechts werden folgende Felder sichtbar:

Im Feld Soll-Konto wählen Sie das Gegenkonto für die Verbuchung mit Modul 7 FiBu Schnittstellen , im Feld gebucht wird automatisch das Datum der Übernahme in die Finanzbuchhaltung eingefügt.

Im Feld Vergütungsauftrag wird beim Erstellen eines Vergütungsauftrages das Datum des Vergütungsauftrages eingesetzt.

Im Fussbereich des Formulars werden weitere Details der markierten Auszahlungen angezeigt und bearbeitet:

Im Feld ZA-Grund 2 bis ZA-Grund 4 können Sie weitere Mitteilungen an den Empfänger anbringen.

In den Feldern Bankleitzahl , Bank-Kto-Nr. und Postcheck-Kto-Nr. wird bei Lieferanten- oder Lohn-Zahlungen der entsprechende Wert aus dem Lieferanten- oder Mitarbeiter-Stamm eingesetzt, bei manuell erfassten Auszahlungen müssen Sie hier die korrekten Werte eingeben.

Mit der Drucken-Schaltfläche wird die aktuelle Auswahl von Auszahlungen ausgedruckt.

 

Auszahlung suchen / bearbeiten

Im oberen Teil des Formulars Auszahlungen kann die Anzeige der Auszahlungen mit Datumseingabe in den Feldern Von und bis auf Auszahlungen eines bestimmten Zeitraumes eingeschränkt werden. Falls Sie mit Mausklick auf Pendent (s. unten) nur die pendenten Auszahlungen gewählt haben, bezieht sich der Filter auf das Datum Termin, sonst auf Valuta.

Um die Anzeige der Auszahlungen auf ein Auszahlungskonto zu beschränken wählen Sie ein Konto in der Auswahlliste aus Konto

Um die Anzeige auf Auszahlungen ohne Valuta-Datum (=Pendent) einzuschränken, klicken Sie auf Pendent , um Auszahlungen mit Valuta-Datum klicken Sie auf Bezahlt . Mit einem Doppelklick auf einen dieser Schaltflächen werden wieder alle Auszahlungen angezeigt.

Mit Wahl einer Auszahlungsart (Alle, Lohn, Lieferanten, Andere) in der Auswahlliste Art: werden nur noch die Auszahlungen der entsprechenden Auszahlungsart angezeigt.

Um in den angezeigten Auszahlungen nach bestimmten Werten zu suchen, benutzen Sie die Standard-Access-Suchfunktion (Menu Bearbeiten/suchen)

Auszahlung löschen

SuchenAuszEdit Sie die zu löschende Auszahlung im Formular Auszahlungen .

Markieren Sie die Auszahlung mit dem Datensatzmarkierer.

Drücken Sie die Taste <DEL> (Lösch). Die Auszahlung wird nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

ComSell Auftragsbearbeitung - Aufträge können manuell erstellt oder aus bestehenden Offerten/Aufträgen übernommen werden hauptmenu adresse in zwischenablage kopieren adresse in word verwenden adresse in excel verwenden etikette der angezeigten adresse adresse aus twixtel adressen aus vcard-datei importieren anzeige der adressen auf gewählte gruppierung einschränken adressen gruppenzuteilungen eindeutige, einmalige identifikations-nummer für die adresse, wird beim erfassen automatisch generiert. adressen-auswahlliste telefon-nummer mobiltelefon-nummer telefax-nummer doppelklick erstellt ein email an diese adresse Auftrag Nummer - wird automatisch fortlaufend generiert Zuständiger Mitarbeiter für diesen Auftrag Stundenerfassung öffnen Auftragsdatum - wird beim Erstellen des Auftrags gesetzt Auftrag Termin - nicht Erledigte Aufträge werden an und nach diesem Tag gemeldet beim Starten von ComSell Erledigt - Auftrag abgeschlossen. Dieses Datum kann automatisch gesetzt werden bei 1.Schlussrechnung 2.Schlusszahlung Auftrag Art - Doppelklick auf die Auswahlliste öffnet die Liste der Auftrags-Arten. Preisliste - Rechnungen werden in der Preislisten-Währung gestellt, die gewählte Preisliste wird beim Einfügen von Artikeln benutzt. Zuständige Kontaktperson für diesen Auftrag Anzeige der Auftrage auf alle Aufträge (Erledigte Anzeigen) oder nur pendente (Aufträge ohne Datum Erledigt) umschalten Diesen Auftrag auf eine andere Adressen-Nummer umbuchen Objektbezeichnung Objektbezeichnung aus einer Auswahl einfügen Alternativ - Lieferadresse für Lieferschein Alternativ - Lieferadresse auswählen Rechnungsgruppe Positions-Nummer innerhalb der Gruppe. Diese wird automatisch gesetzt, kann aber manuell überschrieben werden um die Reihenfolge zu ändern.. Die Bestell-Nr kann in Rechnungen angezeigt werden oder lediglich zur schnellen Eingabe von Artikeln verwendet werden. Artikelbezeichnung - Produkt, Marke, Typ und Zusatztext Artikelliste öffnen Freitext bis 64000 Zeichen länge pro Artikel Anzahl Einheit - wird aus dem Artikelstamm übernommen, kann aber im Auftrag manuell geändert werden Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer Betrag - Anzahl * VP / Preiseinheit Rechnung-Nummer mit welcher dieser Artikel verrechnet wurde. Mehrere Rechnungen pro Auftrag sind möglich. Leere Zeile für zusätzliche Artikel Gesamtgewicht des Auftrags - gemäss Angaben unter Gewicht beim Artikel Brutto-Summe von Anzahl * VP. Rabatte und Abzüge sind hier nicht berücksichtigt. Artikel zum Auftrag erfassen Stundenleistungen zum Auftrag erfassen Auftrag Löschen Datensatzmarkierer: Um eine Artikelzeile zu Löschen hier klicken und mit DELETE-Taste löschen. Neuer Auftrag erfassen Artikel und Konditionen aus einer Offerte oder Auftrag kopieren Ausmassliste erstellen / ändern Kalkulation erstellen Lieferschein erstellen / anzeigen Rechnung erstellen Artikel zum Lager ausbuchen Artikel ins Lager zurückbuchen (retouren) Lagerübersicht anzeigen Auftragsübersicht anzeigen Rechnugsübersicht anzeigen Navigationsleiste Filter ein-/ausschalten formular verlassen kunden-stammblatt drucken blättern in der adressen-auswahl adressen suchen editiersperre adressen-zusatzinformationen, die teilweise im lieferschein angezeigt werden können offerten aufträge verträge Kontakte kontaktpersonen alle unterformulare ausblenden und adressen-daten anzeigen alle unterformulare ausblenden und adressen-daten anzeigen Image Map

Ein Auftrag kann manuell erstellt werden durch anklicken der Schaltfläche Neu Neu im Unterformular Aufträge oder aus einer Offerte übernommen werden durch anklicken von Auftrag erstellen im Unterformular Offerten. Erst wenn der Auftrag erstellt wurde können Artikel und Stunden hinzugefügt werden.